Gemba - La observación disciplinada

Alfonso Álvarez
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23 Agosto 2018
Cuando emprendemos el camino hacia la mejora siempre se requiere de una observación adecuada de los procesos, por eso, el enfoque GEMBA es crucial. Veamos como.

Como líderes y representates del cambio según el modelo LEAN nos debemos asegurar una correcta interacción con las personas que son las "dueñas" del proceso. Así como observar de primera mano el desarrollo de su trabajo, centrándonos en 3 aspectos fundamentales ya conocidos:

  1. El valor que genera el proceso o procesos en cuestión
  2. Si el flujo de valor fluye correctamente
  3. ¿Las personas siguen un procedimiento estandarizado, o bien "pelean" con procesos no formalizados para poder realizar su trabajo?

Estos tres puntos seguro que os son familiares, en especial el tercero, para cada uno de ellos tenemos un remedio, la cura a la ineficiencia.

Primer punto.

Si nos atenemos a la generación de valor es lógico observar si el proceso genera valor o no, en caso de que no se genere valor nos podemos encontrar con la incógnita de no saber porque. Para estos casos la "cura" es la realización de un Análisis de la Cadena de Valor, de este modo podremos localizar el valor en nuestra organización y eliminar aquellas tareas que no lo generen.

 

Segundo punto.

Si observamos en el flujo no recorre con la debida fluidez el proceso de nuestra organización seguro que existen diferentes restricciones que lo impiden. En muchos casos la información no está en el momento que hace falta ni en el modo adecuado, no existe, para ser más claros. El método KANBAN puede ser una solución a este problema, sobre todo en sectores como el de servicios y en procesos de gestión diversos de empresas manufactureras.

 

Tercer punto.

Esta "pelea" a la que nos referimos se describe como aquello que la persona debe hacer cuando el proceso establecido no le sirve para llevar a cabo su trabajo y debe "inventar" nuevos modos de hacerlo. Modos que normalmente le ayudan a resolver, de forma puntual, el problema. Estos modos son, sin duda, ingeniosos pero no son eficientes ni están descritos en ningún sitio... Lo cual nos puede llevar a errores y desgaste de la persona que desarrolla la tarea. En este caso puede ser preciso el análisis de los flujos de proceso mediante un diagrama swimlane y asi estandarizar los procesos y comprobar como interactúan entre si y entre todos los miembros del equipo.

 

Y no olvidar que en este proceso de observación, cuando vamos al Gemba, es imprescindible escuchar, comprender, no juzgar y alentar a las personas. Tampoco debemos caer en realizar preguntas "de manual" sino entablar una conversación constructiva. En nuestro caso nos gusta especialmente centrarnos en las restricciones que cada proceso puede tener (las TOC). Eliminando estas restricciones podemos mejorar el modo en el cual las personas desarrollan su trabajo.

observar naturaleza

Observar en equilibro con lo que estamos observando, una de las claves del GEMBA

 

Adquirir esta visión, el buscar soluciones mediante un estado mental "mindfulness" o de observación en el momento presente y real de desarrollo de los sucesos. Este ejercicio es fundamental para focalizarnos en la solución de los problemas y no en procesos de culpabilidad o arrepentimiento. Ampliar la conciencia del entorno que nos rodea es un arma excelente para esta labor.

 

Si en tu trabajo has identificado alguna de estas situaciones, contáctanos, crearemos un propuesta a medida de tus necesidades, sea la empresa y sector que sea ¡No lo dudes!

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