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KANBAN PARTE 2: LAS REGLAS DEL JUEGO

Alfonso Álvarez
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27 Enero 2017
Kanban introduce pequeños y continuos cambios que no hacen sino crear una evolución de mejora continuada. Creando unas políticas de funcionamiento de los procesos internos que mejoran el clima de trabajo.

Las reglas del juego

Kanban tiene unas políticas de funcionamiento. Estas políticas se basan primero en las diferentes estructuras del tablero Kanban, que desarrollaremos en otro post. Debemos tener en cuenta que, ante todo, Kanban es un sistema visual. La forma más común de este tablero es en columnas, donde se van alojando las diferentes tarjetas. Cada una de las columnas representa un estado en el proceso o flujo de trabajo.

Kanban es un sistema Pull, es decir, las diferentes tareas se disponen en una cola de trabajo y cada persona recoge estas tareas para ir desarrollándolas según su orden de prioridad. De este modo, podemos definir de forma rigurosa la cantidad de trabajo que nuestro equipo va a desarrollar. Pudiendo satisfacer a nuestros clientes, pero sin sobrecargar al equipo ni exceder las propias expectativas de cliente, que previamente hemos definido.

Limitar el trabajo en curso dentro de este sistema pull aporta la ventaja de que el nuevo trabajo es impulsado dentro del flujo solo cuando las tareas anteriores van concluyendo. Lo cual redunda en dos ventajas fundamentales: podemos controlar los cuellos de botella en caso de que las tareas antiguas no sean terminadas y también aseguramos que no vamos a tener un exceso de trabajo con nuevas tareas asignadas sin haber terminado las anteriores.

las reglas del juego

El modo de encontrar y eliminar estos cuellos de botella o "tensiones" que impiden un correcto flujo de trabajo se basa en unos sencillos pasos:

  • Identificar el cuello de botella. Gracias a la representación gráfica del propio tablero Kanban podemos identificar al instante donde se acumulan las tareas.
  • Analizar las causas de ese cuello de botella, aplicando, entre otros, el sistema de análisis 5P. Ejecutar las acciones que obtenemos de dicho análisis modificando la política de actuación del tablero.
  • Eliminar el cuello de botella.
  • Continuar el ciclo atacando al siguiente cuello de botella... ¡Es un ciclo continuo!

Gestión del flujo de trabajo

Con el sistema Kanban sabemos el tiempo que se tarda en realizar cada una de las tareas para cada usuario.

Cada uno de las transiciones entre los diferentes estados en el flujo de trabajo es monitorizada, medida y pueden extraerse informes de manera activa o pasiva. Analizando estos movimientos podemos evaluar el impacto, positivo o negativo, de los cambios en las políticas del sistema. De este modo podemos comprobar si se han eliminado los cuellos de botella.

Políticas explícitas

Hasta que el mecanismo interno de un proceso se hace claro y conciso, explícito, es habitual que nos encontremos con serias dificultades para poder mejorar.

Es necesario conocer bien el proceso para huir de explicaciones emocionales e irracionales.

Como el movimiento se demuestra andando podemos crear políticas nuevas y comprobar cómo ayudan a la mejora del desempeño.

Kaizen

Kanban introduce pequeños y continuos cambios que no hacen sino crear una evolución de mejora continuada. Sólo con el hecho de que los equipos compartan sus experiencias, teorías sobre el trabajo, procesos y riesgos que cada uno considera.

Cuando el equipo se enfrenta a un problema, cada uno de los miembros, puede adquirir una base de conocimiento compartido del problema y diferentes puntos de vista. Esto ayuda enormemente.

Asimismo, creamos indicadores que el equipo comprende y actualiza, analizando el flujo de trabajo, la calidad, el volumen de trabajo, tiempos (lead – time), etc.

Eliminación de los mudas

Ventajas obvias de la sola implementación del sistema Kanban pueden ser:

  • Reducción de los retrasos.
  • Eliminar aquellos requerimientos de cliente que no sean necesarios.
  • Reducción de la burocracia.
  • Mejora en la comunicación interna.

Y mucho más… en el siguiente post KANBAN.

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