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KANBAN parte 3. Políticas de tablero: el campo de batalla

Alfonso Álvarez
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15 Febrero 2017
Las políticas del tablero KANBAN son la clave para el funcionamiento de todo el proceso. Asegurando la realización de las tareas, la determinación de las responsabilidades y la posibilidad de contabilizar los tiempos para cada proceso.

Un tablero Kanban consta de filas y columnas. Las columnas marcan el estado de la tarea, que va “viajando” a través del tablero, como hemos visto en otros posts anteriores.

Sobre un tablero KANBAN básico las políticas, al principio, no son relevantes. En el momento en cual los procesos van evolucionando se hace necesaria la adopción de diferentes políticas para mejorar la experiencia de los usuarios y la eficiencia del sistema.

WIP

En llamado Work In Progress, WIP, consiste en limitar la cantidad de tareas que pueden estar “en progreso”, es decir, siendo realizadas. Esto tiene una importancia vital a la hora de no saturar un recurso. Bien un recurso de fabricación, una persona del equipo o un proceso concreto. En el momento que limitamos el WIP estamos limitando la cantidad de trabajo, o más bien de tareas, que se pueden desarrollar a la vez. Así se puede ir realizando una tarea al tiempo. La mejora en la eficiencia es evidente al no tener que cambiar de tarea por un más “urgente” (u otras) y luego volver a trabajar en la anterior.

Lógicamente existen las urgencias, tareas que tengan que resolverse en el momento. La gestión de las mismas con KANBAN es natural e intuitiva.

 

Por ejemplo, una reclamación de cliente. A esta tarea se le dará la categoría de “prioridad alta” y podrá pasar por las columnas “saltándose” el flujo normal y alcanzando la columna “in progress” enseguida, para poder ser realizada rápidamente.

POLÍTICAS Expresas

Para cada una de las columnas de estado (backlog, TODO, In Progress…) se puede añadir un comentario en la parte superior. Estos comentarios establecen prácticas de comportamiento, qué debemos hacer y no hacer. Un ejemplo es quien tiene los permisos para disponer y retirar las tareas en esa columna. Si deseamos que solo el líder del proyecto pueda dar una tarea por concluida lo indicaremos dicha política.

La columna WAITING, en espera.

Otro concepto importante es la planificación de las tareas que diaria, semanal o incluso mensualmente podemos realizar.

1 - La concepción inicial de esta columna es ir depositando tareas que tengo planificadas. Una vez que se inicia el trabajo diario iré “cogiendo” tareas de esa columna y las iré pasando a “en progreso”. De este modo nunca me quedaré sin tareas para completar y tendré ocupado mi tiempo. Si tengo el WIP limitado en mi columna “in progress” no hay ningún problema ya que las tareas me estarán esperando siempre en mi columna “en espera”.

2 – Otra concepción es usar la columna “en espera” como una columna en validación. Cuando una tarea tiene que ser verificada por otra persona asignamos la política de dicha columna a esa persona y será solo ella quien pueda mover las tareas de “en espera” al estado siguiente, que normalmente será DONE, “terminado”.

Visualmente podremos comprobar la saturación de esta columna en espera y si el número de tareas acumuladas aumenta en exceso, generándose un cuello de botella.

Monitorización

Otra de las claves de todo sistema de mejora es la capacidad para poder medir y alimentar indicadores.

Una de las grandes ventajas de KANBAN es la facilidad para monitorizar cada uno de los tiempos de los diferentes procesos. El tiempo que cada una de las personas del equipo ocupa en realizar cada una de las tareas que se les asignan.

 

Como puede observarse, en el momento que empezamos a trabajar con KANBAN las faltas de eficiencia emergen automáticamente. Así podemos considerar KANBAN como el perfecto aliado para la Mejora Continua.

En próximos posts seguiremos tratando nuevas políticas y habilidades de KANBAN.

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-
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