La importancia de la gestión en las organizaciones
Se llama gestión.
Según la RAE, gestionar es “ocuparse de la administración, organización y funcionamiento de una empresa, actividad económica u organismo”. Nadie ha dicho nada de fabricar, o hacer páginas web, o dar masajes.
Pero en general, tendemos a confundir nuestra propia actividad con la gestión de la misma. Estrictamente hablando, una empresa genera valor fabricando un producto u ofreciendo un servicio. Todo aquellos que se salga de esto no aporta valor. Pero a nadie se le escapa que hay actividades que son, sencillamente, necesarias: facturar, organizar turnos, mantener nuestras máquinas en perfecto estado, hacer campañas de marketing… cierto, es necesario. Pero cuanto menos tiempo empleemos en tareas de gestión, mayor valor estaremos generando y, por tanto, mejor será nuestra cuenta de resultados.
¿Y por dónde empiezo?
No olvidemos una cosa: no estamos hablando de eliminar la gestión, más bien al contrario: de optimizarla y sacarle el máximo partido. Una buena gestión redunda en un mejor producto o servicio. La buena gestión es la clave de un buen negocio.
Pero en innumerables ocasiones vemos que una gestión ineficaz y mal planteada ocasiona una merma en la calidad del producto o servicio, o en el mejor de los casos, una pérdida económica: muchas empresas podrían ganar mucho más de lo que ganan, así de simple.
Existen multitud de herramientas para mejorar la gestión: desde la externalización de algunas áreas (en ocasiones es más barato y mucho más eficaz subcontratar algunas áreas a profesionales cualificados, que van a hacer el trabajo mejor y más rápido) a la implementación de diversas herramientas de gestión.
Pero cualquier acción que hagamos en este sentido debe arrancar de un profundo conocimiento de cómo estamos haciendo las cosas. Las organizaciones deben parar y reflexionar sobre sus propios procesos, obteniendo así puntos concretos de mejora.
El mapeo de procesos es, en este punto, nuestro mejor aliado a la hora de arrancar un camino hacia la optimización y la utilización inteligente de nuestros recursos, evitando duplicidades, pérdidas de tiempo, de dinero, y de calidad de vida.
El proceso
Volvamos a la RAE: proceso es el “conjunto de las fases sucesivas de un fenómeno natural o de una operación artificial”. Un proceso es una secuencia de pasos dispuesta con algún tipo de lógica que se enfoca en lograr algún resultado específico. Podríamos decir que es un mecanismo de comportamiento que diseñan los hombres para mejorar la productividad de algo, para establecer un orden o eliminar algún tipo de problema.
Proceso es el “conjunto de las fases sucesivas de un fenómeno natural o de una operación artificial”.
Pero, ¿qué pasa cuando el proceso es el problema? Pues que se llega a interiorizar de tal manera que nos acostumbramos a vivir de forma caótica y poco eficiente. El caos y el desorden se transforman en ley.
Es por esta razón que el mapeo de procesos es absolutamente fundamental de cara a identificar dónde están exactamente esas ineficiencias. Para que se entienda, recuperaremos a continuación nuestro post de la tortilla, donde se explica en detalle la noción de diagrama de proceso (también llamado de flujo o flujograma)
Comencemos: Mejorando nuestra gestión
Una vez modelizado e identificado el proceso, comienza el trabajo realmente interesante: empezar a mejorar. Pero esto no es inmediato: requiere de tiempo, paciencia e implicación de todos los miembros implicados en el proceso en estudio.
Existen multitud de herramientas de gestión, dependiendo de cuál sea el área de mejora. La clave está en identificar las áreas prioritarias y las herramientas idóneas. Por eso, la figura de un buen consultor externo es fundamental de cara al aprovechamiento máximo de los recursos, principalmente el tiempo.
Muchas empresas se aventuran en procesos de mejora que no llegan a cuajar por no disponer de una rutina de trabajo y porque el día a día les absorbe. Es importante desterrar el concepto de coste y empezar a pensar en inversión; un buen consultor supone un ahorro en costes en la inmensa mayoría de los casos.
La cuestión es arrancar, disparando los resortes de la mejora.
Pero vayamos a la arena, ¿qué podemos hacer para mejorar? Como hemos dicho, depende, principalmente del área a mejorar. Cuando tenemos un problema de comunicación, de gestión de la información, bien entre departamentos o entre miembros de un mismo equipo, podemos optar por la implantación del método KANBAN, del cual en QE2 eConsulting somos expertos. No entraremos en detalles, ya que ya hemos publicado numerosos post sobre el tema, que puedes ver aquí.
Si nuestro problema está en nuestras instalaciones, podemos optar por las 5S, y si es un tema de mantenimiento, nos decantaremos por el TPM. Una cosa está clara: hagamos lo que hagamos, la herramienta utilizada abrirá puertas desconocidas a nuevas áreas, pondrá de manifiesto interrelaciones entre personas y departamentos… en definitiva: La cuestión es arrancar, disparando los resortes de la mejora.
En algunas ocasiones, incluso, podemos diseñar un evento kaizen orientado a un determinado problema. Todo conduce a lo mismo: la mejora continua.
Un sistema de mejora continua garantiza la buena marcha del negocio, optimiza nuestros recursos, reduce los tiempos perdidos, y en definitiva, multiplica nuestra productividad.
Pero... ¿está mi empresa preparada para estas cosas?
Todos estamos preparados para mejorar. Debemos desterrar la idea de que "somos demasiado pequeños". La clave está en adaptar herramientas de grandes empresas a nuetro tejido industrial: PYMES con recursos limitados, pero con un gram potencial de crecimiento. En QE2 eConsulting somos expertos en trasladar nuestro conocimiento, atesorado en grandes empresas, a organizaciones más pequeñas.
Cualquier proyecto de mejora está sujeto a posibles ayudas, en La Rioja a través de ADER. En QE2 eConsulting gestionamos íntegramente estos expedientes, desde la solicitud de ayuda, hasta el abono.
Es el momento de empezar. Es el momento de mejorar.
