El mercado cada vez es más competitivo. La competencia es brutal y los márgenes cada vez se ajustan más. En un entorno hostil como éste, la mejora de tus procesos es la única manera de garantizar tu supervivencia.
Hoy queremos que conozcas 7 ideas que pueden darte la clave para que tu empresa dé el salto definitivo hacia el éxito. Comenzamos:
1. Identifica el valor
Eres el que mejor conoce tu producto o servicio. Llevas años haciéndolo y a estas alturas, nadie te va a enseñar cómo hacer tu trabajo. Sin embargo, son precisamente esos años los que en ocasiones hacen que perdamos el foco de lo que hacemos realmente.
¿Sabes dónde estás aportando valor? ¿Sabes dónde estás desperdiciando tiempo, recursos (efectivamente, has acertado: DINERO)? Y lo más importante: ¿Sospechas que quizá hay partes de tu proceso que podrías hacer de otra forma, más eficiente, más sencilla, más barata? Pues aquí tienes la solución a tu inquietud: identifica el valor.
La mejor manera de realizar esta labor es a través del VSM (por sus siglas en inglés Value Stream Mapping” o mapa de la cadena de valor). Esta herramienta, de la que puedes saber más aquí, es un diagrama de flujo especial que identifica el valor aportado a tu producto y saca a relucir aquellas carencias u oportunidades de mejora que podrían hacer que tu proceso sea mucho más eficiente.
2. Mejora la imagen en planta
Quizá pienses que no es importante, pero la imagen que tiene tu planta de fabricación (u oficina o centro de trabajo de cualquier tipo) está directamente relacionada con tu productividad.
Está demostrado que un ambiente de trabajo limpio, ordenado y visual e intuitivo mejora en más del 200% la productividad de las personas. Y eso sin contar la imagen que tus clientes (sobre todo los potenciales) se llevan de tu empresa en una de sus visitas.
Pero no todo es limpiar y recoger: es mucho más que eso. La clave está en crear un sistema de trabajo que garantice que esa imagen se mantenga en el tiempo, a través de la estandarización, y de crear un sistema de señales visuales que hagan que todo sea obvio, sencillo, fácil y, sobre todo, rápido.
Todo esto es lo que ofrece la herramienta LEAN de las 5S (puedes saber más sobre ella pinchando aquí). En QE2 eConsulting somos especialistas en su implantación y podemos ayudarte a implantarla o enseñarte a hacerlo: tú eliges.
3. Analiza tus costes
Parece una obviedad, pero en ocasiones no se analizan correctamente los costes de una empresa. Lo reconocemos: no siempre es fácil ni obvio analizar los costes (sobre todo algunos) si no tenemos herramientas válidas de medición, pero con un sistema de trabajo robusto y un análisis correcto puedes controlar una de los agujeros negros de muchas empresas.
No es raro ver cómo en ocasiones los costes se imputan de forma totalmente aproximada, haciendo una división global entre el importe total y el número de unidades fabricadas.
Un ejemplo claro es la energía: podemos obtener fácilmente un ratio de kWh/ud fabricada y transformarlo a €/ud pero, ¿todas las referencias consumen lo mismo?. Probablemente no. Un correcto análisis haría un estudio por referencias (o familias de referencias) para establecer un consumo por unidad certero, haciendo que podamos, bien ser más competitivos en precio, bien tener un mayor margen: ganar, al fin y al cabo.
Una solución a este problema es en análisis de costes basado en actividades o ABC (Activity Based Costing). Este sistema es un modelo que permite la asignación y distribución de los diferentes costes indirectos, de acuerdo a las actividades realizadas, pues son éstas las que realmente generan costes.
Este sistema nace de la necesidad de dar solución a la problemática que presentan normalmente los costes estándar, cuando no reflejan fielmente la cadena de valor añadido en la elaboración de un producto o servicio determinados, y por lo tanto, no es posible una adecuada determinación del precio.
4. Mejora el mantenimiento del parque de máquinas
Las máquinas son una de las grandes inversiones de una empresa. En ocasiones, un mal mantenimiento puede suponer un agujero sin fin en tus costes. Ya sea por la propia reparación (repuestos, horas de oficial de mantenimiento), o por paradas (retraso en plazo, reajuste de máquina, piezas malas), las averías suponen un dolor de cabeza constante en algunas empresas.
Pero tiene solución. El TPM (por sus siglas en inglés Total Productive Maintenance o Mantenimiento Porductivo Total) es una herramienta que mejora la gestión del mantenimiento, englobando 4 tipos: auto – mantenimiento, curativo, preventivo y predictivo.
Un correcto sistema TPM recabará datos que serán tratados a posteriori, buscando tendencias, problemas repetitivos, e introduciendo técnicas de resolución de problemas, como el 5W1H, posibilitando que no se vuelvan a repetir.
Esta gestión también incluirá la gestión de proveedores y el manejo de los datos necesario para la toma de decisiones.
5. Mejora los procesos administrativos y la comunicación de tu equipo humano.
¿Sabes cuántas horas te lleva realizar un proyecto? ¿Sabes el tiempo que emplea cada miembro del equipo en realizar las diferentes tareas? ¿Sabe todo el equipo cuáles son las prioridades? ¿Es fácil acceder a los documentos vinculados a cada proyecto?
Sólo tú sabes la respuesta. Pero si es que no, tu solución es KANBAN. Kanban es un método de trabajo basado en tarjetas (en japonés kan significa “visual” y ban, “tarjeta”). Estas tarjetas, a las que podemos identificar como operaciones dentro de un proceso, van viajando a través de un tablero por los diferentes estados que pueden experimentar.
Kanban abre asimismo las puertas de la mejora continua, pudiendo ofrecer la posibilidad de crear indicadores de la productividad de tu equipo, identificando cuellos de botella y dificultades o incidencias. Lo podemos asegurar: Kanban reduce el despilfarro y las pérdidas de tiempo. Y si no te lo crees, puedes ver lo que otros opinan sobre los resultados.
6. Reduce tus costes energéticos.
¡Vaya hombre! Tenemos la mala costumbre de consumir energía para todo… maldito segundo principio de la termodinámica.
Efectivamente, no podemos escapar. Cualquier cosa que hagamos, por pequeña que sea, requiere de un aporte de energía. Pero que no podamos escapar no significa que tengamos que gastar más de la cuenta.
La buena noticia es que hay modos sencillos y económicos de gastar menos dinero en energía. Una parte de la solución pasa por “saber comprar”. En infinidad de ocasiones, nuestro contrato de suministro energético se renueva sin que hayamos siquiera intentando una rebaja. A veces, como mucho se pide una oferta a otra compañía y eso nos fija el límite al que podemos aspirar.
Pues no, no es la única manera. Existen maneras eficientes de comprar, creando una estrategia y monitorizando los mercados. Busca asesoramiento externo y valora la posibilidad de comprar de otra manera. ¿Has oído hablar del mix energético? ¿del pool? ¿de la compra a futuros o el mercado diario? Vale, parece un mundo, pero si buscas asesoramiento experto puedes ahorrar un verdadero dineral.
Nuestra plataforma Qenergy te aporta una solución global al problema energético, a través de la monitorización de consumos y la configuración de alarmas, ya que nos adelantamos a posibles penalizaciones en factura.
Por otro lado, esta el consumo. Hay muchos puntos de tu proceso que seguro pueden optimizarse desde el punto de vista energético, pero requiere de un estudio o análisis, al que llamamos Auditoría Energética.
Pero recuerda: sin medición no hay ahorro, así que comienza por plantearte un sistema de monitorización de consumos. El ahorro viene de forma inmediata.
7. Y por último y más importante: define una estrategia
Todo lo dicho hasta ahora funciona. Pero debe responder a una línea de actuación, un plan, una estrategia. Si tienes claro a dónde quieres llegar, ya tienes mucho hecho. Siéntate con tu equipo y define la estrategia de tu empresa.
Hay múltiples herramientas que pueden ayudarte, como el análisis DAFO/CAME, Modelo CANVAS, análisis de las 5 fuerzas de Porter… todos valen. La cuestión es definir una estrategia a través de acciones, validarlas, revisarlas y tomar nuevas acciones en función de los resultados.
Lo realmente importante, por tanto, es cómo llevar a cabo esas acciones y su control, y esto solo es posible a través de la creación de indicadores y de un seguimiento continuo y actualizado. En este punto, la solución más idónea es la implantación de un Cuadro de Mando Integral.
Se denomina Cuadro de Mando Integral o CMI (Balanced ScoreCard, BSC en inglés) a una herramienta de gestión empresarial muy útil para medir la evolución de la actividad de una compañía y sus resultados, desde un punto de vista estratégico y con una perspectiva general. Además permite ofrecer una visión completa de la organización, siendo el elemento esencial que sirve de apoyo al sistema de gestión en su misión de mejorar su nivel de competitividad en el largo plazo.
En definitiva, en QE2 eConsulting apostamos por la mejora continua como la clave del éxito empresarial. La mejora continua abarca todos los estamentos de la empresa y aporta una posición de liderazgo y fortaleza: nos previene ante posibles crisis, nos aporta control y pone de manifiesto proyectos de mejora. Todo esto, al fin y al cabo, garantiza nuestra supervivencia como empresa.
Recuerda que todos estos proyectos son subvencionables. En QE2 eConsulting gestionamos íntegramente los expedientes de subvención y te acompañamos durante todo el proceso. No nos quedamos en un mero informe: te ayudamos a poner en marcha las acciones, garantizando el éxito de los proyectos.
En QE2 formamos parte de la solución.
