Bodegas Ramón Bilbao

Cambio de Éxito en Procesos
BODEGAS RAMÓN BILBAO contactó con nosotros para mejorar la gestión de los pedidos y la comunicación entre los miembros del equipo.
Procesos de gestión y comunicación de Bodega Ramón Bilbao

RETO: Mejorar la comunicación y la gestión de pedidos

CAMBIO: Reducción del 75% del tiempo de las reuniones de planificación y mejora de los flujos de información

Bodegas Ramón Bilbao

Situación inicial

Ramón Bilbao es una de las bodegas más importantes de La Rioja, con presencia nacional e internacional, lo que hace que tenga unos altos niveles de exigencia a nivel de gestión de la producción.

Por otro lado, la exportación supone una gran exigencia en cuanto a flexibilidad, tanto por el menor tamaño de los pedidos, como por la diversidad de los elementos auxiliares (diferentes cierres, leyendas en etiquetas del país destino, etc.)

Esto, poco a poco, trajo consigo una complejidad cada vez mayor, que fue causando diversos problemas, como una gran duración en las reuniones de planificación, así como estrés en el equipo, o simplemente falta de información por el manager general.

La Bodega decidió que había que mejorar la gestión de los pedidos y la comunicación entre los miembros del equipo, contando con nosotros para dirigir este nuevo modelo.

Cambios conseguidos

El reto era complicado y requirió de diversas herramientas. Tras unos meses de trabajo, se produjeron algunos cambios significativos:

  1. Conseguimos que las reuniones de planificación pasaran de 2 horas a solo media hora, es decir, una reducción del 75% del tiempo. Teniendo en cuenta que el equipo está en torno a 10 personas, esto implica un notable ahorro económico.
  2. Mejoramos la comunicación, ya que propiciamos que el estado del pedido fuera visible para todo el equipo, lo que redujo la necesidad de consultar dudas por otros canales.
  3. Conseguimos reducir en un 50% los mensajes por email, que se iban apilando en el gestor de correo, haciendo que la información de perdiera.
  4. Propiciamos una mejora en la capacidad de gestión del manager, que pasó a ver los diversos procesos de forma directa y transversal, reduciendo la necesidad de recabar información constantemente y mejorando el ambiente de trabajo.

Cómo lo hemos logrado

En este proyecto lo tuvimos claro desde el principio: la solución pasaba por la implantación de la metodología Kanban. Pero no podíamos ponernos a trabajar con Kanban directamente, antes nos teníamos que familiarizar con los procesos y las personas.

Por eso, decidimos que la primera fase debía ser un mapeo de procesos. Para ello utilizamos la herramienta SIPOC (por sus siglas en inglés Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers). Gracias a SIPOC pudimos aprender cómo se hacían las cosas, qué procesos se seguían y cómo fluían a través de la organización. Además pudimos identificar muchas acciones de mejora que posteriormente se llevaron a cabo.

El equipo también sacó mucho provecho de esta fase, ya que las personas tomaron conciencia de la gran cantidad de acciones que hacían y cómo influían en el trabajo de sus compañeros.

Tras esta primera fase, trasladamos lo aprendido a diversos tableros Kanban, y después de una fase de rodaje y ajuste, en el que los miembros del equipo tuvieron que aprender la nueva metodología, finalmente el CAMBIO ocurrió.

Todos adoptamos Kanban como la nueva forma de trabajo, ya que se pudo comprobar que los beneficios son enormes y que se reduce el tiempo de gestión y el número de errores.

Galería de fotos

Compartir en:

Scroll al inicio