Centro Especial de Empleo ASPACE

Cambio de Éxito en Procesos
ASPACE recurrió a nosotros para solucionar problemas de organización con múltiples canales de comunicación en paralelo.
ASPACE - RIOJA Centro Especial de Empleo

RETO: Mejorar los procesos de gestión y comunicación y reducir las pérdidas de tiempo

CAMBIO: Optimización global de los procesos y reducción de un 50% de las pérdidas de tiempo

ASPACE Rioja en Logroño

Situación inicial

CEE ASPACE – RIOJA es una empresa dedicada a crear empleo en el área de las personas con discapacidad, especializada en el campo de los servicios a la industria y a la administración pública.

El hecho de trabajar con personas con discapacidad es un gran reto y en ocasiones supone vencer algunas dificultades, aunque conlleva enormes ventajas. Es un colectivo con sus propias características que hace que los procesos estén muy condicionados por ello.

Cuando ASPACE recurrió a nosotros tenían un problema bastante acusado de desorganización, con múltiples canales de comunicación en paralelo (teléfono, email, whatsapp, voz). Esto hacía que hubiera una sensación de inquietud, de falta de control y de conocimiento.

Y por supuesto, aunque la eficacia es “marca de la casa”, teníamos la certeza de que se podían hacer las cosas con una eficiencia mayor.

Cambios conseguidos

Este proyecto duró alrededor de un año, y, aunque luego vinieron otros proyectos adicionales para abordar otras problemáticas, propiciamos una serie de cambios muy profundos como:

  1. La información, ya fuera comercial, de producción o de seguridad, pasó a estar en conocimiento de todo el equipo, lo que redujo increíblemente las pérdidas de tiempo en buscar información.
  2. Organizamos y procedimentamos diversos procesos de la empresa (comercial, producción, seguridad) y conseguimos que el equipo directivo supiera en todo momento en qué estado se encontraban los diversos proyectos y servicios.
  3. Identificamos diversas oportunidades de mejora, como la necesidad de monitorizar la producción o de crear fichas de operación en los procesos productivos, lo que conllevó una reducción de tiempos de un 50%, con el consiguiente ahorro.
  4. Fuimos capaces de reducir las tensiones debidas al estrés, ya que todo el mundo sabía lo que tenía que hacer y en qué estado se encontraban los procesos en los que estaban involucrados.

Cómo lo hemos logrado

Para este proyecto lo tuvimos claro desde el principio: la solución pasaba por KANBAN.

KANBAN es una herramienta de gestión que se enmarca dentro de lo que se denominan “metodologías ágiles”. Tiene su origen en el sector tecnológico y se utiliza para modelar un proceso y hacerlo visible para todo el equipo de trabajo, sea del perfil que sea.

Consta de un tablero (preferentemente digital) donde las columnas representan las fases por las que pasa un proyecto, proceso o servicio, y por ellas viajan una serie de tarjetas que representan las operaciones que lo conforman.

Al ser tan visual e intuitivo, hace que toda la información esté disponible para todos y en tiempo real, reduciendo increíblemente los tiempos productivos y ahorrando costes.

Para este proyecto mapeamos muchos procesos diferentes, y un reto importante fue integrarlos todos en el mínimo número de tableros para que la gestión fuese más sencilla.

Si bien los tableros resultantes fueron algo extensos, nuestra satisfacción fue enorme cuando comprobamos que las personas empezaron a trabajar con más orden y a estar más relajadas. Eliminamos casi por completo la duplicidad de la información, ya que ésta se canalizaba ÚNICAMENTE a través de Kanban, quedando además perfectamente registrada.

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