Las 5S y la estantería de Schrödinger

Blue glowing time dependent Schrodinger equation
Seguro que has oído hablar del gato de Schrödinger. Se trata de una metáfora que el físico austríaco Erwin Schrödinger utilizó para explicar un fenómeno denominado “superposición cuántica”. EN este artículo te explicamos cómo se relaciona con la metodología de las 5S.

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Seguro que has oído hablar del gato de Schrödinger. Se trata de una metáfora que el físico austríaco Erwin Schrödinger utilizó para explicar un fenómeno denominado “superposición cuántica”.

Por supuesto, no me voy a detener en explicar los pormenores de las ecuaciones de la mecánica cuántica (más que nada porque no tengo ni idea). Digamos que no soy un experto (dicho con toda la ironía) pero he leído muchos libros sobre el tema y el gato de Schrödinger prácticamente pertenece a la cultura popular.

En líneas generales, este experimento mental es como sigue: tenemos una caja de acero sellada. En su interior hay varias cosas:

  1. Un gato.
  2. Una botella llena de veneno.
  3. Un dispositivo con una partícula radiactiva en su interior.

Si el dispositivo detecta radiación, rompe la botella y libera el veneno, matando al gato. Vale, aquí viene lo chulo: si no miramos dentro de la caja, no sabemos qué coño ha pasado, así que el gato está vivo y muerto… ¡AL MISMO TIEMPO!

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Erwin Schrödinger (Viena, 1887)

Este experimento mental fue ideado por Erwin Schrödinger para que el resto de mortales que no eran él y no entendían nada de física cuántica, entendiesen cómo funciona un sistema a nivel microscópico (o más pequeño incluso, o sea, cuántico) donde las leyes de la física no son las que rigen nuestra maravillosa existencia humana. Porque resulta que en el mundo de lo muy pequeño las cosas no son seguras, por así decirlo. Solo son probables.

A nivel microscópico, las partículas se comportan de forma probable, y solo sabemos dónde se encuentran y qué velocidad llevan si las observamos. Pero el simple hecho de observar ya hace que el sistema colapse en un sentido o en otro (al mirar la caja sabemos si el gato está vivo o muerto).

Bueno, pues las estanterías tienen algo de cuántico: son buenas y malas al mismo tiempo. Sí, es cierto, puede parecer una afirmación arriesgada, pero te aseguro que es cierto.

Son buenas, claramente, porque nos ayudan a almacenar cosas de forma ordenada. Y son malas porque nos ayudan a almacenar cosas de forma… ¡MUY DESORDENADA! Y si no, mira esta foto, pura armonía y bienestar para la vista:

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Estantería cuántica de la armonía ZEN

Y espera, que te muestro otra, en vertical, para que ocupe toda la página y la disfrutes en todo su esplendor:

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Encuentra al gato, si puedes

¿Bonita, eh?

Pues que sepas una cosa: tener una estantería así es peor que no tener nada. Perdemos tiempo buscando cosas. Perdemos espacio, se acumula suciedad… vamos, un desastre.

Por todo esto las estanterías merecen toda nuestra atención. Porque queremos que, si miramos la caja, el gato esté vivo.

Miramos dentro de la caja

Vale, ahora te pregunto: ¿Qué pasa si miras dentro de la caja y el gato está muerto? Es decir, ¿qué pasa si te encuentras una estantería presa del desorden como las de las fotos anteriores? ¿Crees que es fácil y rápido encontrar algo en esta estantería?

Obviamente, no.

Y la solución no es simplemente ordenar. Tenemos que ir un paso más allá. Y aquí es cuando entra en juego la filosofía Lean-Kaizen, concretamente las 5S, que es una metodología creada por TOYOTA para garantizar el orden y la limpieza en un entorno productivo.

Se llama así porque esta metodología consta de 5 fases, cada una de ellas denominada así por una palabra japonesa que empieza por S: SEIRI, SEITON; SEISO, SEIKETSU y SHISUKE. Pero me voy a detener en la segunda.

Vamos a ver cómo aplicar la segunda S, SEITON, a una estantería. Y me detengo aquí porque las estanterías son un foco crítico de generación de desorden. ¿Por qué? Porque hay mucho sitio para guardar muchas cosas.

También porque mediante el ejemplo de una estantería es más fácil que interiorices el significado de esta segunda S.

Por esta razón, la manera de garantizar el orden en una estantería (y en un cajón con diferentes compartimentos, un armario, etc.) es seguir estas sencillas normas:

Paso 1: hacer un plano guía

Aquí puedes ver una estantería vacía. Parece que es muy fácil que esté ordenada, sobre todo cuando está vacía.

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Estantería vacía. ¿Besta, Malm, Pax, Hemnes?

Unos huecos maravillosamente vacíos que te llaman para que los llenes de cosas, como el canto de una sirena… “LLÉNAME, LLÉNAME”.

Pero ¡ay! querido lector, recuerda, la entropía del universo conspira contra el orden. Tip: Haciendo un plano guía nos aseguramos de que cada sector de la estantería se usa para lo que se debe usar. Por ejemplo:

Plano guía para que cada hueco tenga su función (y solo una)

Lo primero que tienes que hacer es identificar qué se guarda en cada sector de la estantería. En base a criterios de eficiencia y usabilidad. En este ejemplo las tuberías de PVC, más grandes y pesadas, se colocan en la parte de abajo.

La tornillería, que requiere de buena vista e iluminación, a altura media, y los fluorescentes o medios de señalización, menos usados, en la parte de arriba.

A continuación, asignas valores a modo de matriz: números en las columnas y letras en las filas. De esta forma, creas un sistema de coordenadas que garantiza que cada sector, no solo tiene definido un uso, sino que está identificado y nombrado.

Además, es muy fácil buscar algo mediante este sistema, ya que con acudir al plano guía se localiza muy rápido, evitando tiempos de búsqueda.

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Ahora nuestra estantería BESTA además de ser sueca, tiene señalización

Paso 2: exponer el plano guía

Ahora, debes poner físicamente en la estantería el sistema de coordenadas que hemos definido mediante carteles visibles y que no se degraden. Vamos, que no vale con un post it. Habrá que plastificarlo y ponerlo lo más digno posible.

Una buena idea es poner el plano en un tarifold o similar, disponible a todo el personal, de forma que sea imposible que alguien no sepa dónde ubicar o buscar algo (Si quieres saber algo más sobre tarifold, puedes entrar en el siguiente enlace http://www.tarifold.com/)

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Un paso más: coordenadas y plano adjunto

Esto, además, debe completarse con carteles en cada sector de la estantería. De esta forma utilizamos el concepto de factoría visual, consiguiendo que todo sea obvio y simple para cualquiera que trabaje en esa planta, incluso si es nuevo.

Imagina el tiempo que puedes ahorrar en formar a los nuevos integrantes del equipo si todo es obvio sin necesidad de explicarlo.

Paso 3: clausura el espacio

Sí, has leído bien: si no necesitas el espacio, clausúralo. Para que lo entiendas, antes quiero hacerte una pregunta: ¿Cuál es la mejor manera de ahorrar energía en iluminación?

Apagando la luz.

No es un chiste, es la pura verdad. De hecho, es la razón por la que se instalan sensores de presencia como medio de ahorro energético.

Pues en este caso es lo mismo: ¿Cuál es la mejor manera de que no se acumule lo innecesario? No teniendo sitio para guardarlo. Quizá pienses que es paradójico, pero no lo es.

No estoy diciendo que haya que eliminar los huecos, simplemente digo que debe haber la capacidad de almacenaje justa y necesaria para lo que debemos almacenar. No hay mejor manera para acumular porquerías y cosas inservibles que disponer de espacio.

Sin embargo, el espacio es un bien preciado y debemos gestionarlo adecuadamente. Si tras la primera y la segunda S se da la situación de que realmente te sobra espacio, es decir, hay huecos de una estantería, por ejemplo, que están vacíos, lo que debes hacer es clausurarlo, pero manteniéndolo disponible.

¿Cómo? Pues tan fácil como poner un cartón, papel o plástico que cierre el espacio como se ve en la fotografía que te muestro a continuación. Fíjate además cómo se ve el plano guía.

Podrás disponer de ese espacio en el futuro, pero ahora mismo solo te va a suponer un gran peligro: que la primera y la segunda S no funcionen.

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El estado del arte: todo organizado con espacio de reserva clausurado

Paso 4: factoría visual

Por último, una vez que cada cosa está en su lugar, y hay un lugar para cada cosa, lo único que nos falta es implementar la factoría visual, que consiste en utilizar el sentido de la vista para que todo sea obvio y evidente para todo el mundo a través de señalizaciones y marcas.

Los ejemplos más clásicos de factoría visual son líneas o marcas en el suelo, acompañadas siempre de un cartel, para delimitar zonas, códigos de colores, que son verdaderamente potentes, cartelería, iluminación, por ejemplo, semáforos, o muchas otras. En la pandemia, por desgracia, nos acostumbramos mucho a ellas.

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La pandemia nos enseñó a las malas el concepto de factoría visual

Como ves, utilizando el ejemplo de una estantería ha quedado claro el concepto de orden que se debe implantar con las 5S, y que es algo más que simplemente ordenar.

Pero hay otro concepto importante que quiero que conozcas, lo que llamo “LA ZONA WIP”, con W doble.

Paso 5: la zona WIP

Utilizamos esta regla mnemotécnica porque hace que resulte fácil recordarlo.

Imagina un taller de mantenimiento en el que se reparan las diferentes incidencias y averías que ocurren en una planta industrial. En estos espacios, las órdenes de trabajo se llevan a cabo en bancos o mesas de trabajo.

Por definición, los bancos de trabajo (obviamente identificados mediante el pertinente cartel) deben estar vacíos salvo si se está trabajando en ellos. En ocasiones, una orden de trabajo complicada puede llevar más de una jornada. En estos casos, al acabar la jornada se debe identificar el banco de trabajo con cartel que indique que, aunque hay material encima de la mesa, se trata de un trabajo en curso o work in progress, de ahí la zona WIP, y está justificada la presencia de material fuera de su ubicación habitual.

Quizá creas que es exagerado o que no hace falta llegar tan lejos pero, créeme, se trata de una filosofía completa de orden y limpieza, y es imprescindible ser estricto para crear esta cultura que sin duda supone un increíble ahorro en costes, si se hace bien.

Soy Gonzalo Villar. En QE2 Ingeniería escuchamos, analizamos y desarrollamos acciones estratégicas para impulsar el cambio en tu negocio

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